Cómo hacer un buen onboarding: un proceso crucial en los Recursos Humanos

¿Quién no recuerda su primer día en el trabajo? Probablemente, muy pocas personas. Por eso, el proceso de onboarding es tan importante para las empresas, especialmente para los encargados de los Recursos Humanos.

A través del onboarding, se facilita la integración de los nuevos empleados en la empresa, con el fin de asegurar que se adaptan correctamente al entorno de trabajo. Este proceso arranca con la primera entrevista de trabajo y dura hasta los primeros meses de empleo. Su objetivo principal es que los nuevos empleados se sientan bienvenidos.

Además, el onboarding trata de conseguir que los recién llegados se sientan preparados y capaces de desempeñar sus funciones dentro de la empresa. Para ello, es necesario que el proceso sea eficiente, teniendo en cuenta ciertos aspectos como la experiencia del empleado o el puesto al que se incorpora.

Las ventajas de una buena estrategia de onboarding son muchas, empezando por una mayor productividad de los empleados a corto y largo plazo. De hecho, un estudio realizado por la Society for Human Resource Management (SHRM) demostró que las empresas con un proceso de onboarding sólido pueden mejorar la productividad de sus empleados en más de un 70% y su retención en la empresa en un 82%.

Pero, ¿cómo hacer un buen onboarding? Sí, sabemos que no es un proceso fácil. Por eso, en este artículo te contamos cómo afrontar cada etapa con profesionalidad. Además, te contamos cuáles son los aspectos que debes tener en cuenta para que el onboarding se ajuste tanto a las necesidades de la empresa como a las del empleado. ¡Vamos allá!

Consejos clave para un proceso de onboarding exitoso

Pre-onboarding

Antes de que llegue el primer día, asegúrate de enviarle toda la información relevante y de tener una comunicación proactiva. Aparte del horario, la dirección y la documentación necesaria, puedes enviarle un paquete de bienvenida y otros detalles sobre el primer día.

Asimismo, debes comprobar que su futuro espacio de trabajo esté listo, equipado con todo lo necesario y sin objetos personales de antiguos trabajadores, que puedan hacerle sentir incómodo. Si en este punto tienes cualquier duda, lo mejor será que contactes con una consultora RRHH, que te guiará y ayudará en todo el proceso.

Primer día de onboarding

Tómate unos minutos para recibir al nuevo empleado con una cálida bienvenida y una breve presentación del equipo. Posiblemente esté nervioso y esto le hará sentir mucho más acogido.

Aprovecha este momento para ofrecerle una visión general de la empresa, comentando su historia, misión, visión y valores. De manera ideal, otros trabajadores podrían participar en este momento para reforzar la cultura empresarial y el trabajo en equipo.

Primera semana de onboarding

Durante los primeros días, deberás proporcionar al nuevo empleado una formación sobre las herramientas, sistemas y procesos básicos que tendrá que utilizar en su puesto de trabajo. Además, será interesante organizar reuniones individuales con otros miembros del equipo con el fin de facilitar la integración del nuevo empleado.

Siguientes meses del onboarding

El proceso de onboarding no acaba con el primer día o la primera semana de trabajo del empleado. En los siguientes meses, será necesario realizar reuniones de seguimiento de forma regular. Así, podrás analizar el progreso, resolver sus dudas y tratar cualquier preocupación que pueda tener.

En estas reuniones, puedes aprovechar para hacer una evaluación del desempeño, que proporcionará una retroalimentación constructiva para el negocio. Aquí, también podréis establecer objetivos claros para los próximos meses.

Aspectos a tener en cuenta en un onboarding

Aunque deberás definir unos pasos generales, es importante que adaptes el proceso en cada ocasión, considerando varios factores que pueden influir. Al igual que no todos los empleados ni puestos de trabajo son iguales, tampoco deberán serlo sus onboardings.

Algunos aspectos clave a tener en cuenta en este sentido:

Edad del nuevo empleado

La edad es un factor clave a la hora de hacer un onboarding. Mientras que los profesionales más jóvenes pueden necesitar más orientación sobre las expectativas profesionales de su puesto, los más mayores, quizás, necesitarán más apoyo con los sistemas tecnológicos.

Experiencia laboral

La experiencia es clave a la hora de introducir al empleado en los procesos específicos. Los que lleven varios años en el sector necesitarán menos formación técnica pero más información sobre la misión y los valores de la empresa.

Es posible que los perfiles junior necesiten un onboarding más largo, con introducción detallada y acompañamiento cercano durante los primeros meses. En su lugar, a los profesionales más expertos se les puede ofrecer formación avanzada en áreas específicas de su nuevo puesto.

Tipo de empresa

Copiar el onboarding de otras empresas no siempre es una buena idea. En función de su modalidad, el tipo de onboarding deberá ser diferente:

• Startups o pequeñas empresas: estas empresas pueden enfocar su onboarding de forma más dinámica y flexible con una integración de los nuevos empleados más dinámica e informal.
• Grandes empresas: el proceso de onboarding deberá estar más estructurado y ser más formal, explicando detalladamente las políticas y procedimientos.

Puesto que desempeñará

El onboarding deberá ser distinto en función del rol que el nuevo empleado desempeñará en la empresa. Por ejemplo, quienes vayan a ocupar roles técnicos, deberán recibir formación específica sobre las herramientas y tecnologías utilizadas por la empresa.

Mientras tanto, en los roles de gestión se necesitará una buena explicación sobre la estructura organizativa y las responsabilidades de liderazgo en la empresa desde el principio.